Автоматизация учета (наполнение базы)

Как обещала статья про исходные данные, как наполнить базу и избежать типичных ошибок.
***
Когда вы уже определились с платформой программного продукта, следует задуматься о том, в каком виде у вас будут храниться данные.
А также определиться с непосредственными пользователями этих данных, для того чтобы совместно разработать справочники (списки).
Справочники – это списки информационных данных, которые указываются в документах и в разрезе, которых будут формироваться отчеты.
1. Рекомендую данные каждого справочника вносить в единой стилистике и по заранее оговоренным правилам, так например: Справочник номенклатуры (наименование) продукции, сырья и материалов учитывать/хранить в папках, в которых она будет объединена по каким-то одинаковым признакам и свойствам. Задача не только в «аккуратном» хранении данных, а также:
- чтобы пользователи данной номенклатуры с легкостью могли находить её;
- для удобства пономенклатурного анализа производства продукции, продаж, себестоимости и движения по складам;
- с целью корректного и удобного распределение расходов м/у однотипной продукцией.
А также в наименовании номенклатуры не должны быть указаны классификаторы, бывают, конечно, исключения в специфичных компании, тогда указать их по минимуму, т.к. есть специальные поля для внесения различных данных классифицирующих номенклатуру.
2. Справочник Контрагентов (Клиентов, Поставщиков и Конкурентов) удобнее учитывать без кавычек по Названию и или Фамилии, а в конце форма юр.лица или инициалы имени и отчества, например Сибирские просторы ООО. Это упрощает работу с наименованиями юр.лица:
- при поиске или быстром наборе первых букв;
- при анализе, когда можно структурировать по алфавиту.
3. Справочник складов – лучше, если их перечень будет соответствовать реальному количеству и названия будут понятны для всех пользователей, а не только для кладовщика.
4. Справочник оборудования (рабочие центры)- рекомендую использовать рабочие названия - сокращения, т.к. они могут быть очень длинными, а иной раз и одинаковыми, отличаться только моделью, цифры которой стоят обычно в конце и они неприметны.
5. Справочники Доходов и Расходов и Справочник ДДС – тесно связаны между собой, причем могут иметь одинаковые названия статей. Данные справочники формируются в зависимости от видов хозяйственных операций, которые необходимо сгруппировать по характеру расходов.
Справочник ДДС нет смысла сильно детализировать, а вот со справочнику Расходов необходимо уделить особое внимание и время, т.к. это «скелет» важнейшего отчета ОПиУ.
Подробнее о Справочнике расходов можно почитать в одноименной статье.
Это далеко не все справочники, я вкратце рассказала об основных, которыми пользуются практически каждая компания и как раз с ними возникают сложности, на самом деле их очень много, но не все могут используются.
***
Главная цель продуманно наполнить базу данными, которыми в дальнейшем будет удобно пользоваться и непосредственным исполнителям при оформлении документов, и специалистам, руководителям, которые после будут использовать её при анализе отчетов.
***
Проинформирован, значит вооружен!
В группе СУУ всегда полезный контент, присоединяйтесь и будете получать практические советы по внедрению учета, его ведению и автоматизации.
А также можете обратиться за помощью лично ко мне, контакты указаны в профиле или записаться на консультацию, я свяжусь с Вами в ближайшее время и с удовольствием помогу решить Ваши вопросы.
Тел: +7 905 082 38 99
E-mail: effektiv.biznes@gmail.com
2020 © Юлия Шестакова. Все права защищены
Юлия Шестакова | финансовый консультант по управленческому учёту