Автоматизация учета (наполнение базы)

Как обещала статья про исходные данные, как наполнить базу и избежать типичных ошибок.

***

Когда вы уже определились с платформой программного продукта, следует задуматься о том, в каком виде у вас будут храниться данные.

А также определиться с непосредственными пользователями этих данных, для того чтобы совместно разработать справочники (списки).

Справочники – это списки информационных данных, которые указываются в документах и в разрезе, которых будут формироваться отчеты.

1. Рекомендую данные каждого справочника вносить в единой стилистике и по заранее оговоренным правилам, так например: Справочник номенклатуры (наименование) продукции, сырья и материалов учитывать/хранить в папках, в которых она будет объединена по каким-то одинаковым признакам и свойствам. Задача не только в «аккуратном» хранении данных, а также:

- чтобы пользователи данной номенклатуры с легкостью могли находить её;

- для удобства пономенклатурного анализа производства продукции, продаж, себестоимости и движения по складам;

- с целью корректного и удобного распределение расходов м/у однотипной продукцией.

А также в наименовании номенклатуры не должны быть указаны классификаторы, бывают, конечно, исключения в специфичных компании, тогда указать их по минимуму, т.к. есть специальные поля для внесения различных данных классифицирующих номенклатуру.

2. Справочник Контрагентов (Клиентов, Поставщиков и Конкурентов) удобнее учитывать без кавычек по Названию и или Фамилии, а в конце форма юр.лица или инициалы имени и отчества, например Сибирские просторы ООО. Это упрощает работу с наименованиями юр.лица:

- при поиске или быстром наборе первых букв;

- при анализе, когда можно структурировать по алфавиту.

3. Справочник складов – лучше, если их перечень будет соответствовать реальному количеству и названия будут понятны для всех пользователей, а не только для кладовщика.

4. Справочник оборудования (рабочие центры)- рекомендую использовать рабочие названия - сокращения, т.к. они могут быть очень длинными, а иной раз и одинаковыми, отличаться только моделью, цифры которой стоят обычно в конце и они неприметны.

5. Справочники Доходов и Расходов и Справочник ДДС – тесно связаны между собой, причем могут иметь одинаковые названия статей. Данные справочники формируются в зависимости от видов хозяйственных операций, которые необходимо сгруппировать по характеру расходов.

Справочник ДДС нет смысла сильно детализировать, а вот со справочнику Расходов необходимо уделить особое внимание и время, т.к. это «скелет» важнейшего отчета ОПиУ.

Подробнее о Справочнике расходов можно почитать в одноименной статье.

Это далеко не все справочники, я вкратце рассказала об основных, которыми пользуются практически каждая компания и как раз с ними возникают сложности, на самом деле их очень много, но не все могут используются.

***

Главная цель продуманно наполнить базу данными, которыми в дальнейшем будет удобно пользоваться и непосредственным исполнителям при оформлении документов, и специалистам, руководителям, которые после будут использовать её при анализе отчетов.

***

Проинформирован, значит вооружен!

В группе СУУ всегда полезный контент, присоединяйтесь и будете получать практические советы по внедрению учета, его ведению и автоматизации.

А также можете обратиться за помощью лично ко мне, контакты указаны в профиле или записаться на консультацию, я свяжусь с Вами в ближайшее время и с удовольствием помогу решить Ваши вопросы.